Reisekostenregelung

Allgemeine Prinzipien

Für die DGRh mit ihren Leitungsgremien, Arbeitsgemeinschaften und Kommissionen sollen mit dieser Dienstreiseregelung bisher unterschiedliche Regelungen vereinheitlicht werden.

Nicht alles ist regelbar und soll auch nicht zu starr geregelt sein. Folgende Leitprinzipien sollen daher vorangestellt sein, um Hilfestellung bei der Interpretation von Regelungslücken zu geben.

• Bei Reisen zum Jahreskongress und/oder Sitzungen zum oder im Kontext des Jahreskongresses werden Kosten für Mitglieder der DGRh grundsätzlich nicht erstattet.
   
• Für die Mitarbeit in Gremien und die Teilnahme an Veranstaltungen werden ansonsten Mitgliedern nur in Ausnahmefällen Reisekosten erstattet. Dies sind:
  • Besuch von Vorstands- und Beiratssitzungen als Mitglied oder eingeladener Gast
  • Teilnahme an Kommissionssitzungen als Mitglied oder als eingeladener Gast.
  • Teilnahme als Delegierter der DGRh an Gremien- oder Arbeitsgruppensitzungen
  • Dienstreisen auf Beschluss des Vorstandes oder eines AG-Sprechers
  • Dienstreisen zur Wahrnehmung von Dienstaufgaben nach schriftlicher Genehmigung durch den Vorgesetzten (s. Anlage)

• Die arbeitsschutzrechtlichen und steuerrechtlichen Mindestanforderungen werden zu Grunde gelegt, steuerliche Maximalsätze bestimmen jedoch nicht den Erstattungsanspruch.
   
• Da wirtschaftliches Denken und Handeln jeden leiten sollten, der Reisekosten gegenüber der DGRh abrechnet oder solche induziert, sollten rechtzeitige und verlässliche Planung und effiziente Wahl der Verkehrsmittel selbstverständlich sein.
   
• Falls Anspruch auf Reisekostenerstattung besteht, beträgt der maximale Erstattungsbetrag für Hin- und Rückreise insgesamt 400 €, Ausnahmen davon sind grundsätzlich nur auf Antrag möglich.
   
• Solange kein signifikanter Zeitvorteil erreicht werden kann, ist stets das preisgünstigste Verkehrsmittel zu wählen. Dies schließt z.B. sehr lange PKW-Reisen in der Regel aus.
   
• Für die Reisekostenabrechnung sind alle Belege im Original einzureichen. Nachträgliche Quittungen oder mündliche Angaben können nicht geltend gemacht werden. Ggf. ist Rücksprache zu nehmen. 
   
• Bei Reisen zu Kongressen anderer Fachgesellschaften im Auftrag der DGRh werden die Reisekosten entsprechend den Regelungen dieser Reisekostenordnung übernommen.

 

Einzelregelungen

Flugzeug

• Beschränkung auf Economy-Class
• Frühzeitige Buchung anstreben
• Möglichst online buchen
• Fixe Flugzeiten anstreben
• Alternative preisgünstigere Fluglinien prüfen

Bahn

• Generell Beschränkung auf 2. Klasse,  Ausnahmen sind zu begründen
• Frühzeitige Buchung anstreben
• Möglichst Bahncard und Spartarife nutzen, bei Nutzung der Bahncard werden  50% der realisierten Ersparnis durch DGRh erstattet, maximal bis Gesamtkosten der Bahncard ausgeglichen sind

PKW

• Maximale Erstattung 0,30 € pro km
• Möglichst Fahrgemeinschaften bilden, keine Vergütung bei Mitfahrt
• Beschränkung auf 400 km, darüber nur nach Vorabsprache mit Kassenführer oder GF und Begründung für längere Fahrten.
• Parkgebühren: bis 30 €, darüber nur nach Absprache

Taxi

• bis 30 € ohne Begründung, darüber mit

Übernachtung

• Soweit wie möglich vermeiden
• Maximal Kategorie *** (3 Sterne), Ausnahmen sind zu begründen
• Maximalbetrag 200,-€ pro Nacht, Ausnahmen sind zu begründen
• Bei Veranstaltungen wird Kontingent an Zimmern durch den Organisator vorreserviert und muss vorrangig genutzt werden.
   

Sonstiges

• Generell wird kein Tagegeld (Vergütung von Mehraufwand) gewährt.
• Generell werden keine Restaurantrechnungen übernommen, wenn kein externer Gast eingeladen wurde.
• Einfache Frühstückskosten werden übernommen
• Tagungsgelder: NUR nach Vorabsprache mit Kassenführer oder GF. Dieselben Regelungen gelten für Auslandsreisen
• Bei Reisen, die nicht zum Ausgangspunkt zurückführen oder unterbrochen werden, wird die Rückreise nur mit vorheriger Begründung und ausdrücklicher Genehmigung erstattet.
   

Hinweise für den Einladenden (Vorsitzender, Sprecher):

• Alternativen (Telefonkonferenz, Schriftwechsel) prüfen.
• Bei Wahl von Ort und Zeit dafür notwendige Gesamtreisekosten aller Teilnehmer und Nebenkosten bedenken und Synergien nutzen.
• Reisekostenbudget beachten.
• Auf Wunsch unterstützt die Geschäftsstelle der DGRh die Mitglieder sowohl bei der Suche nach preisgünstigen An- und Abreisemöglichkeiten sowie bei der Buchung.
• Frühzeitig und verlässlich Anfang und Ende der Veranstaltung planen und entsprechend einladen.
• Vorhandene Räume nutzen, z.B. in der Geschäftsstelle Berlin.
• Mit Teilnehmern absprechen, wer notwendige Technik (Beamer, Overheadprojektor, Laptop) mitbringen kann.
• Verzehr auf Sitzungen (Getränke, Kekse) wird übernommen, bei Sitzungen über 3 Stunden auch Brötchen.
• Geschäftsstelle vorab informieren über Anlass und Eingeladene, danach Liste der tatsächlichen Teilnehmer zeichnen und an Geschäftsstelle senden (die Bestätigung der Teilnahme ist zwingende Voraussetzung für eine Erstattung).

Fassung vom 13.09.2018